Privacyverklaring

Wie zijn wij?

Flexance is een product van nspire BV, Wilsonstraat 65, 2860 Sint-Katelijne-Waver, ondernemingsnummer BE 0889.429.325. In deze verklaring heten we "Flexance" of "wij".

Vragen over privacy stuur je naar info@flexance.be.

Twee rollen

Afhankelijk van de gegevens hebben we een andere rol:

• Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens van bezoekers van deze website, van mensen die ons contacteren, en van de gebruikers en accounts in Flexance (aanmelden, abonnement, facturatie). Daarover gaat deze verklaring.
• Wij zijn verwerker voor de gegevens die een klant zelf in Flexance bijhoudt: de tijdsregistraties van zijn medewerkers, afwezigheden, projecten, klanten, e-mails en bestanden. Daarvoor is de klant, meestal je werkgever, verantwoordelijk. We verwerken die gegevens alleen in opdracht van de klant, volgens een verwerkersovereenkomst. Ben je medewerker van een klant en heb je een vraag over je gegevens, richt je dan eerst tot je werkgever. We helpen je werkgever om je te antwoorden.

Welke gegevens, en waarom

Als je deze website bezoekt

De website gebruikt geen cookies, geen statistieken en geen advertentie- of trackingdiensten. De lettertypes staan op onze eigen server, dus je browser maakt geen verbinding met Google of andere partijen. Onze hostingpartij Cloudflare verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres om de site te kunnen tonen en te beveiligen. Dat doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang: een website die werkt en veilig is.

Als je ons mailt

Mail je naar info@flexance.be, bijvoorbeeld om een demo te vragen, dan verwerken we je naam, e-mailadres, bedrijf en wat je ons schrijft. We gebruiken die gegevens alleen om je te antwoorden en, als je dat vraagt, een demo of offerte te bezorgen. Dat doen we op basis van je verzoek, voor een eventuele overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.

Als je een account aanmaakt

Bij registratie vragen we je e-mailadres, voornaam, familienaam en de naam van je bedrijf. Je kiest daarna zelf een wachtwoord. We bewaren dat wachtwoord niet zelf, alleen een versleutelde afdruk ervan (een hash). Een proefperiode van 30 dagen is gratis en vraagt geen betaalgegevens. We verwerken deze gegevens om je account te kunnen leveren, dus voor de uitvoering van de overeenkomst.

In je profiel kun je ook je telefoonnummer, geboortedatum, adres, taal en een profielfoto bijhouden. Die zijn niet verplicht.

Als je Flexance gebruikt

Om je aangemeld te houden en de app te beveiligen, verwerken we:

• een sessiecookie en, als je "aangemeld blijven" kiest, een cookie die je 14 dagen aangemeld houdt (zie Cookies hieronder);
• mislukte aanmeldpogingen, met het IP-adres, om misbruik zoals het raden van wachtwoorden tegen te gaan. Die staan in technische logbestanden die we na 30 dagen wissen;
• je instellingen in de app, zoals je taal en of je pushmeldingen wilt ontvangen.

Dat doen we voor de uitvoering van de overeenkomst en op basis van ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig te houden.

Als je een abonnement neemt

Voor de facturatie verwerken we de bedrijfsgegevens van de klant (naam, adres, btw-nummer) en de gegevens van het abonnement. Betalingen lopen via Mollie: je betaalgegevens geef je rechtstreeks aan Mollie, wij zien ze niet. Dat doen we voor de uitvoering van de overeenkomst en omdat de boekhoudwetgeving ons verplicht facturen te bewaren.

Wat klanten zelf in Flexance bijhouden

Voor deze gegevens zijn we verwerker (zie hierboven). Afhankelijk van hoe de klant Flexance gebruikt, gaat het om:

• gegevens van medewerkers: naam, contactgegevens, functie, uurtarief en loonkost per uur;
• tijdsregistratie: begin en einde van de werkdag, pauzes met eventuele opmerking, en een logboek van elke wijziging (wie, wanneer, de oude en nieuwe tijd, en de reden). Dat logboek is nodig om aan de wettelijke registratieplicht te voldoen;
• afgelegde afstand, als de medewerker die zelf invult. Flexance volgt de locatie van medewerkers niet;
• afwezigheden en verlofaanvragen, met de reden. Een reden zoals ziekteverlof kan een gezondheidsgegeven zijn. We raden klanten aan geen medische details in de vrije tekstvelden te zetten;
• projecten, taken, klanten en contactpersonen van de klant, offertes, facturen, e-mails die vanuit Flexance verstuurd worden, en bestanden.

Met wie we gegevens delen

We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor reclame. We werken wel met een aantal leveranciers (subverwerkers) die gegevens voor ons verwerken, elk alleen voor hun eigen taak:

• Render — hosting van de app en de databank, in een datacenter in Frankfurt (Duitsland).
• [naam van de leverancier van de back-upserver] — een versleutelde kopie van de back-ups, op een server in België. Render bewaart daarnaast zelf back-ups gedurende 3 dagen.
• [naam van de e-mailprovider] — verzending van e-mails vanuit Flexance, zoals meldingen en wachtwoordherstel.
• Mollie (Nederland) — betaling van abonnementen.
• Digiteal (België) — verzending en ontvangst van facturen via Peppol.
• Google — aanvullen en lokaliseren van adressen (Google Maps Platform).
• Anthropic — de AI-functies: medewerkers importeren uit een bestand en de assistent voor de instellingen. Alleen de gegevens die daarvoor nodig zijn, gaan naar Anthropic. Kolommen die op een rijksregisternummer, geboortedatum, rekeningnummer of adres lijken, sturen we nooit door.
• De vorige versie van Flexance, gehost bij CloudJiffy in Frankfurt (Duitsland) — alleen voor klanten die de vorige versie al gebruikten. Tijdens hun overgang naar de nieuwe app worden hun gegevens tussen beide versies gesynchroniseerd. Nieuwe klanten werken alleen in de nieuwe versie.
• Pushdiensten van je browser (bv. Google, Apple, Mozilla) — als je pushmeldingen aanzet.

Een klant kan Flexance ook zelf koppelen aan Gmail, Microsoft 365, Google Drive, OneDrive of Dropbox, om e-mails te versturen of documenten te bewaren. Dan gaan die gegevens naar de dienst die de klant koos.

Voor btw-nummers raadplegen we het VIES-systeem van de Europese Commissie. En we geven gegevens door aan overheden als de wet ons daartoe verplicht.

Gegevens buiten de Europese Unie

Sommige leveranciers zijn Amerikaanse bedrijven (Cloudflare, Render, Google, Microsoft, Dropbox, Anthropic). Als er gegevens naar de Verenigde Staten gaan, gebeurt dat [te controleren per leverancier: op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie].

Hoe lang we gegevens bewaren

• Een registratie die je niet bevestigt, wissen we na 72 uur.
• Technische logbestanden wissen we na 30 dagen.
• Je account en de gegevens van je klantaccount bewaren we zolang je abonnement loopt, en daarna nog [termijn, bv. 6 maanden], zodat je je gegevens kunt terugkrijgen. Daarna wissen of anonimiseren we ze.
• Facturen bewaren we zolang de boekhoudwetgeving dat vereist.
• E-mails aan info@flexance.be bewaren we [termijn, bv. 2 jaar na het laatste contact].
• Voor wat klanten zelf in Flexance bijhouden, beslist de klant over de bewaartermijn, binnen de wettelijke regels. Het werkregister moet bijvoorbeeld een aantal jaren bewaard blijven.

Cookies

De website zelf gebruikt geen cookies. De app Flexance gebruikt er alleen een paar die nodig zijn om te werken. Daarvoor is geen toestemming nodig:

• FLEXANCENEXT_SESSION — houdt je aangemeld tijdens je bezoek. Verdwijnt als je je browser sluit of na 12 uur zonder activiteit.
• remember-me — alleen als je "aangemeld blijven" kiest. Houdt je 14 dagen aangemeld, telkens verlengd als je de app gebruikt.
• vw — onthoudt de breedte van je scherm, zodat de app de juiste weergave kiest.

In de opslag van je browser bewaart de app ook of je pushmeldingen hebt uitgezet.

Hoe we gegevens beveiligen

Alle verkeer met de website en de app is versleuteld (https). Wachtwoorden bewaren we alleen als hash. Na herhaalde mislukte aanmeldpogingen blokkeren we tijdelijk verdere pogingen, en de registratie is beschermd tegen automatische aanvragen. Merken we toch een datalek dat een risico inhoudt, dan melden we dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, waar nodig, aan de klant en aan jou.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en een kopie te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
• je gegevens in een gangbaar formaat te krijgen om ze over te dragen.

Stuur je verzoek naar info@flexance.be. We antwoorden binnen een maand. Gaat het over gegevens die je werkgever in Flexance bijhoudt, dan behandelt je werkgever je verzoek, met onze hulp.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

Verandert er iets aan hoe we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we klanten vooraf.